Les débours font intégralement parties du module des factures d’achat. Elles permettent d’identifier les montants d’argent qui sortent de votre entreprise par le billet de paiement de facture et/ou d’avance. Dans cette page, nous découvrirons les différentes méthodes de paiement disponibles dans le logiciel OTO Nom-i.

Encaisser une facture d’achat

OTO Nom-i met à votre disposition plusieurs méthodes pour payer les factures d’achat :

1. Via une facture d’achat
2. Via la facturation rapide dans une transaction auxiliaire d’achat
3. Via la fiche des débours

Via une facture d’achat

Sous le total des factures d’achat, vous trouverez le montant dû. Si ce montant n’égale pas à zéro, le bouton [] est actif. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez signaler les informations suivantes :

1. La date du débours
2. Le mode de paiement utilisé (argent comptant, débit, crédit, etc)
3. Le montant déboursé
4. Le numéro de suivi (ex. le numéro de chèque ou le numéro de validation)

Il n’est pas recommandé d’utiliser cette méthode si votre paiement inclu plusieurs factures. Cette méthode est privilégié si vous devez payer une seule et unique facture, et que vous êtes dans la fiche de la facture concernée.

Via la facturation rapide dans une transaction auxiliaire d’achat

Si vous êtes dans une transaction auxiliaire au processus d’achat (ex. Commande d’achat, livraison, location, etc) et que vous devez la facturer et l’encaisser rapidement, pensez à utiliser les fonctionnalités de la facturation rapide. Lorsque vous exécuter cette fonction, une facture et un débours sont automatiquement générés en gardant toutes les caractéristiques de la transaction originale, sauvant ainsi de nombreuses minutes en terme de gestion.

Lorsque vous utilisez cette fonction, vous pouvez signaler les informations suivantes :

1. Le numéro de la facture (ce numéro doit être unique au compte fournisseur, à l’exception des fournisseurs occassionnels)
2. La date de la facture et du débours (toujours la même)
3. Le mode de paiement utilisé (argent comptant, débit, crédit, etc)
4. Le montant déboursé
5. Le numéro de suivi (ex. le numéro de chèque ou le numéro de validation)

Via la fiche des débours

Si votre débours touche une ou plusieurs factures, si vous devez saisir une avance fournisseur ou si vous devez gérer des escomptes, passer via la fiche des débours devient un atout. Cette fiche détails toutes les informations de votre débours jusqu’au moindre petit détail.

Particularités des débours

Si vous disposez du module du Grand-Livre, toutes les opérations touchant à la facturation et les encaisses affectent les écritures dans le Grand-Livre. Pour cette raison, et pour répondre aux exigences des différents ministères fiscaux, un débours ne peut être modifier et/ou supprimer.

Accéder au gestionnaire des débours

L’administration des débours se fait principalement via le gestionnaire des débours. Ce gestionnaire permet d’accéder à la fiche des débours dans le but de les voir, de les créer, de les mettres à jour (inscrire un FNS – Fonds Non-Suffisants). Selon l’édition que vous utilisez, vous trouverez ce gestionnaire en suivant les étapes suivantes :

Découvrez les fonctionnalités suivantes :

• Description de la fiche des débours
• Encaisser une facture d’achat
• Signaler une avance fournisseur
• Rechercher et ouvrir un débours
• Paramétrer les modes de paiement supportés
• Gérer les escomptes
• Gérer les variances de caisse