Garder une trace rigoureuse de vos dépense est nécessaire pour vous assurer une bonne crédibilité auprès de vos fournisseurs, éviter de payer des factures en double, réduire vos dûs gouvernementaux (impôts sur les sociétés et taxes sur les ventes), etc. Les factures d’achat constituent donc un document légal, régie par les restrictions et limitations du fisque, dans lequel vous inscrivez les montants d’achat payés et/ou à payer à un fournisseur. Contrairement à la plupart des transactions, les transactions touchant à la facturation sont inaltérables lorsque complétées. Toutes modifications à une facture complétée requiert une justification afin d’assurer une bonne journalisation dans le cas d’un audit gouvernemental.

Particularités des factures d’achat

Si vous disposez du module du Grand-Livre, toutes les opérations touchant à la facturation affectent les écritures dans le Grand-Livre. Pour cette raison, et pour répondre aux exigences des différents ministères fiscaux, une facture ne peut être modifier et/ou supprimer. Chaque altération doit être justifier et journaliser afin de permettre une traçabilité exemplaire dans le cas d’un audit gouvernemental.

Contrairement aux autres types de transaction du processus d’achat, une facture possède les informations suivantes qu’on ne retrouvent pas ailleurs (à l’exception des encaisses) :

1. Une facture ne peut être imprimer si celle-ci n’est pas complétée
   Elle ne peut qu’être vue dans l’aperçu des rapports
2. Un compte G/L assigné à la transaction qui affecte les comptes fournisseurs
3. Un compte G/L par ligne d’item qui affecte les comptes de stock et/ou les comptes de revenus
4. Un compte G/L pour les taxes d’achats
5. Une facture peut être définie comme « Crédit »
6. Une facture est considérée impayée jusqu’à l’encaisse total de sa valeur

Accéder au gestionnaire des factures d’achat

L’administration des factures d’achat se fait principalement via le gestionnaire des factures d’achat. Ce gestionnaire permet d’accéder à la fiche des factures d’achat dans le but de les voir, de les créer, de les mettres à jour et/ou de les créditer. Selon l’édition que vous utilisez, vous trouverez ce gestionnaire en suivant les étapes suivantes :

Découvrez les fonctionnalités suivantes :

• Description de la fiche d’une facture d’achat
• Créer une nouvelle facture d’achat
• Rechercher et ouvrir une facture d’achat
• Encaisser une facture d’achat
• Auto facturer avec la facturation groupée
• Auto facturer avec la facturation différée
• Créditer une facture