Les encaisses font intégralement parties du module des factures de vente. Elles permettent d’identifier les montants d’argent qui entrent dans votre entreprise par le billet de paiement de facture et/ou d’avance. Dans cette page, nous découvrirons les différentes méthodes de paiement disponibles dans le logiciel OTO Nom-i.

Encaisser une facture de vente

OTO Nom-i met à votre disposition plusieurs méthodes pour encaisser les factures de vente :

1. Via une facture de vente
2. Via la facturation rapide dans une transaction auxiliaire de vente
3. Via la fiche d’une encaisse

Via une facture de vente

Sous le total des factures de vente, vous trouverez le montant dû. Si ce montant n’égale pas à zéro, le bouton [] est actif. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez signaler les informations suivantes :

1. La date de l’encaisse
2. Le mode de paiement utilisé (argent comptant, débit, crédit, etc)
3. Le montant encaissé
4. Le numéro de suivi (ex. le numéro de chèque ou le numéro de validation)

Il n’est pas recommandé d’utiliser cette méthode si votre encaisse inclue plusieurs factures. Cette méthode est privilégié si vous devez payer une seule et unique facture, et que vous êtes dans la fiche de la facture concernée.

Via la facturation rapide dans une transaction auxiliaire de vente

Si vous êtes dans une transaction auxiliaire au processus de vente (ex. Soumission, commande de vente, bon de travail, livraison, location, etc) et que vous devez la facturer et l’encaisser rapidement, pensez à utiliser les fonctionnalités de la facturation rapide. Lorsque vous exécuter cette fonction, une facture et une encaisse sont automatiquement générées en gardant toutes les caractéristiques de la transaction source, sauvant ainsi de nombreuses minutes en terme de gestion.

Lorsque vous utilisez cette fonction, vous pouvez signaler les informations suivantes :

1. Le numéro de la facture (optionnel, sinon sera générer automatiquement selon votre paramétrage)
2. La date de la facture et de l’encaisse (toujours la même)
3. Le mode de paiement utilisé (argent comptant, débit, crédit, etc)
4. Le montant encaissé
5. Le numéro de suivi (ex. le numéro de chèque ou le numéro de validation)

Via la fiche d’une encaisse

Si votre encaisse touche une ou plusieurs factures, si vous devez saisir une avance client ou si vous devez gérer des escomptes, passer via la fiche d’une encaisse devient un atout. Cette fiche détails toutes les informations de votre encaisse jusqu’au moindre petit détail.

Avances clients

Si bien configuré et activé, OTO Nom-i vous permet de créer des avances clients. Le concept d’une avance client est de signaler une entrée d’argent sans la création d’une facture de vente. Ce montant pourra par la suite être déduit, en tout ou en partie, sur une ou plusieurs factures créées ultérieurement au nom de ce même client.

Particularités des encaisses

Si vous disposez du module du Grand-Livre, toutes les opérations touchant à la facturation et les encaisses affectent les écritures dans le Grand-Livre. Pour cette raison, et pour répondre aux exigences des différents ministères fiscaux, une encaisse ne peut être modifier et/ou supprimer.

Accéder au gestionnaire des encaisses

L’administration des encaisses se fait principalement via le gestionnaire des encaisses. Ce gestionnaire permet d’accéder à la fiche des encaisses dans le but de les voir, de les créer, de les mettres à jour (inscrire un FNS – Fonds Non-Suffisants). Selon l’édition que vous utilisez, vous trouverez ce gestionnaire en suivant les étapes suivantes :

Découvrez les fonctionnalités suivantes :

• Description de la fiche d’une encaisse
• Encaisser une facture de vente
• Signaler une avance client
• Rechercher et ouvrir une encaisse
• Paramétrer les modes de paiement supportés
• Gérer les escomptes
• Gérer les variances de caisse