Les comptes du Grand-Livre (G/L)

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La comptabilité de toute entreprise repose sur les comptes du Grand-Livre (G/L) qui constituent votre plan comptable. Cette page prend en compte que vous connaissez les bases de la comptabilité et vous présente comment gérer ces notions dans le logiciel OTO Nom-i.

AVIS IMPORTANT : Si vous ne disposez pas du module du Grand-Livre, vous pourrez assigner des comptes G/L à vos composantes de base (tel les comptes clients, les comptes fournisseurs et/ou les produits et services) et/ou dans vos transactions de facturation, le tout à titre informatif sans aucune gestion ni validation faites en arrière plan. En terme général, ce module n’est pas installé aux entreprises qui utilisent un logiciel tierce pour faire leur comptabilité (tel Sage 50, Acomba, Avantage, QuickBooks, Quicken, etc) afin d’éviter une gestion doublé du Grand-Livre.

Accéder aux comptes G/L

L’administration des comptes G/L se fait principalement via le gestionnaire des comptes G/L. Ce gestionnaire permet d’accéder èa la fiche des comptes G/L dans le but de les voir, de les créer, de les modifier et/ou de les supprimer*. Selon l’édition que vous utilisez, vous trouverez ce gestionnaire en suivant les étapes suivantes :

Édition PC

Via la fenêtre principale…

  1. Sélectionnez le ruban « Comptabilité »
  2. Dans le regroupement « Comptes G/L »…
    Cliquez sur le bouton « Comptes G/L »

Édition WebApp

Via n’importe quelle page…

  1. Ouvrez le menu principal
  2. Étendre la section « Comptabilité »,
    puis cliquez sur le lien « Comptes G/L ».

* La suppression des comptes G/L est très limité et restreinte. Pour supprimer un compte G/L, ce compte ne doit jamais avoir servi. Vous pouvez toutefois désactiver un compte déjèa utilisé si sa balance est à zéro depuis au moins les deux (2) dernières années fiscales.

Les comptes G/L se distinguent selon trois (3) éléments importants :

  1. Catégorie
  2. Type
  3. Classe

Catégories de comptes

OTO Nom-i propose cinq (5) catégories de comptes :

  • Actifs
    Tous les comptes actifs commencent par le chiffre 1.
  • Passifs
    Tous les comptes passifs commencent par le chiffre 2.
  • Avoirs
    Tous les comptes avoirs commencent par le chiffre 3.
  • Produits (parfois appelés « Revenues » dans des logiciels tierces)
    Tous les comptes produits commencent par le chiffre 4.
  • Charges (parfois appelés « Dépenses » dans des logiciels tierces)
    Tous les comptes charges commencent par le chiffre 5.

Une comptabilité bien équilibrée et en bonne santé doit reposer sur le principe suivant :

Actifs + Charges = Passifs + Avoirs + Produits

Types de comptes

Pour afficher un plan comptable plus aéré et plus simple à gérer, OTO Nom-i met à votre disposition cinq (5) types de comptes :

  • EG – Entête de groupe
    • CSG – Compte de sous-groupe
    • TSG – Total de sous-groupe
  • CG – Compte de groupe
  • TG – Total de groupe

EG – Entête de groupe

L’entête de groupe (EG) marque le début d’une liste de comptes portant sur un sujet particulier. Chaque entête de groupe (EG) doit avoir un total de groupe (TG) qui s’y rattache pour marqué la fin de cette liste.

Il est important à noter qu’une entête de groupe (EG) :

  1. Ne peut pas avoir une classe de compte
  2. Ne peut pas avoir un solde
  3. Ne peut pas être sélectionner dans une écriture comptable

En gros, ce compte est généralement utilisé dans les rapports comptables pour permettre une meilleure lisibilité de vos données.

CSG – Compte de sous-groupe

Un compte de sous-groupe (CSG) est un compte assignable lors des écritures du Grand-Livre. L’avantage de sous-grouper un compte est de permettre un total partiel  d’une série de compte (ex: segmenter les taxes provinciales des taxes fédérales).

TSG – Total de sous-groupe

Un total de sous-groupe permet d’afficher un total partiel de tous les comptes de sous-groupe présent immédiatement au dessus de celui-ci dans le plan comptable.

Il est important èa noter qu’un total de sous-groupe (TSG) :

  1. Ne peut pas avoir une classe de compte
  2. Son solde dépend des comptes de sous-groupe immédiatement au dessus
  3. Ne peut pas être sélectionner dans une écriture comptable

En gros, ce compte est généralement utilisé dans les rapports comptables pour permettre une meilleure lisibilité de vos données.

CG – Compte de groupe

Un compte de groupe est un compte assignable lors des écritures du Grand-Livre. Il pourrait être intéressant d’utiliser un compte de groupe (CG) au lieu d’un compte de sous-groupe (CSG) si ce compte ne requiert pas un total partiel le reliant à un ou plusieurs autres comptes G/L.

TG – Total de groupe

Un total de groupe  marque la fin d’une liste de comptes portant sur un sujet particulier. Chaque total de groupe (TG) doit avoir une entête de groupe (EG) qui s’y rattache pour marquer le début de cette lite.

Il est important à noter qu’un total de groupe (TG) :

  1. Ne peut pas avoir une classe de compte
  2. Son solde dépend de tous les comptes à partir de l’entête de groupe (TG) auquel il appartient.
  3. Ne peut pas être sélectionner dans une écriture comptable.

En gros, ce compte est généralement utilisé dans les rapports comptables pour permettre une meilleure lisibilité de vos données.

Classes de comptes

Une classe de compte ne peut être assignée qu’aux comptes de type « CSG » ou « CG ». Cette proproété permet de mieux filtrer les comptes lorsqu’il est nécessaire d’en sélectionner pour réaliser une écriture visant une activé bien précise.

Découvrez les fonctionnalités suivantes :

  • Description de la fiche d’un compte G/L
  • Créer un nouveau compte G/L
  • Rechercher et ouvrir un compte G/L
  • Comptes par défaut des comptes clients
  • Comptes par défaut des comptes fournisseurs
  • Comptes par défaut des produits et services
  • Comptes par défaut des taxes
  • Comptes par défaut des modes de paiement (encaisses et/ou débours)