Un client est une entité que vous facturez en échange d’un produit et/ou d’un service. Il s’agit donc d’une information essentielle à tous les types de transactions appartenant à vos processus de vente. Ce document présente les notions de base et les fonctionnalités populaires qui vous aiderons à assurer la bonne gestion des comptes clients.
Deux (2) types de clients pour deux (2) types d’entreprise
La sélection d’un client est obligatoire dans toutes les transactions qui touchent votre processus de vente. Cette sélection est essentielle pour la déterminer des prix de vente et pour les suivis comptables. Vous pouvez choisir de créer et d’utiliser un compte individuel pour chaque client ou d’utiliser un compte générique appelé « Client Occassionnel ».
L’utilisation du clients occasionnel est souvent privilégié dans les entreprises qui exploitent une comptabilité de caisse ou lorsque le client doit payer immédiatement à la facturation (comme dans un magasin à étalages par exemple). Par définition, ce type de client ne devrait jamais avoir un dû pour votre entreprise car une encaisse suit immédiatement la facturation de celui-ci.
Les comptes individuels sont généralement utilisés dans les entreprises qui exploitent une comptabilité d’excercise. Ils leur permettent de suivre plus rigoureusement l’évolution de la fidélité de chacun et des dûs en argent dans le temps et par client. En d’autre mot, un client pourrait recevoir une facture où il aurait 30 jours pour la payer par exemple. Évidemment, dans ce type de gestion, certain client pourrait payer en retard et le suivi de ses comptes devient plus ardus.
Le client occasionnel est un client système qui ne devrait jamais être supprimé et/ou désactivé (certaines limitations y sont attribuées). Le paramétrage attribué à cette entité sera repris par défaut pour tous les nouveaux clients (ex. ville, transporteur, etc).
Accéder au gestionnaire des comptes clients
L’administration des clients se fait principalement via le gestionnaire des comptes clients. Ce gestionnaire permet d’accéder à la fiche des clients dans le but de les voir, de les créer, de les modifier et/ou de les supprimer. Selon l’édition que vous utilisez, vous trouverez ce gestionnaire en suivant les étapes suivantes :
Éditions PC
Via la fenêtre principale…
- Sélectionnez le ruban « Clients & Ventes »
- Dans le regroupement « Comptes Clients »…
Cliquez sur le bouton « Clients »
Éditions WebApp
Via n’importe quelle page…
- Ouvrez le menu principal
- Étendre la section « Clients & Ventes »,
puis cliquez sur le lien « Comptes Clients ».
Découvrez les fonctionnalités suivantes :
- Description de la fiche client
- Créer un nouveau client
- Rechercher et ouvrir un client existant
- Supprimer / désactiver un client
- Fusionner 2 comptes clients
- Permuter un compte client en un compte fournisseur
- Créer un client à partir un contact existant
- Créer un contact à partir un compte client