Cette page vous présente une brève description des éléments qu’on retrouve dans la fiche d’un client.
La fenêtre se divise en deux (2) sections:
- Informations générales.
- Onglets d’informations supplémentaires.
Informations générales
Cette section permet de faire rentrer tous les renseignements necessaires sur le client.Vous trouvererz notamment les informations suivantes:
- # Client: Identifiant unique qui représente votre client.
Il peut être automatique ou manuel selon les paramétres définis dans les options générales. - Nom: le nom du client.
- Catégories: Catégorie à laquelle ce client fait parti, il peut être un revendeur comme il peut être un contractuels.
- Date de début: Représente la date de début du contrat avec le client.
- Date de de fin: Représente la date de fin du contrat avec le client.
- Langue: Représente la langue de communication avec le client soit en français soit en anglais.
- Balance: Représente le solde du compte de client.
Onglets d’informations supplémentaires
La fiche des clients comprend quatre (4) onglets:
- Détails:
Cet onglets inclus notamment:
-Les coordonnées de votre client tel que l’adress, le nom du sites.
-La zone par défaut
-Le numéro de cellulaire, de bureau, de domicile ainsi que le télécopieur.
-Le Courriel c’est à dire l’adress éléctronique à fin de communiquer avec le client.
-Le site internet. - Transactions:
Cet onglet vous permet de rechercher les opérations touchant directement ce client.Vous trouverez notamment toutes les types de transactions touchant le processus de vente, d’achat, de livraison et facturation. - Transport:
Cet onglet contient le type de transporteur ainsi que le type de paiement. - Suivi:
Cet onglet contient les notes et les couriels pour pouvoir faire un suivi de ce client.
Informations obligatoires aux comptes clients
À moins d’avoir implanté des restrictions supplémentaires spécifiques à votre entreprise, la création d’un compte client requiert uniquement deux (2) informations obligatoires :
- Un identifiant unique
- Un nom
Toutes les autres informations sont optionnelles. Toutefois, plus la fiche du client est complète, plus la gestion de votre entreprise devient plus agréable grâce aux automatismes inclus dans le logiciel (ex. Inscrire automatiquement l’adresse de facturation du client dans les transactions, sans avoir à l’éditer continuellement).
L’identifiant unique du client
Deux (2) clients peuvent avoir le même nom, mais deux (2) clients ne peuvent avoir le même identifiant, souvent appelé # Client et/ou # Entité. Pour cette raison, l’identifiant doit être unique pour chaque entité créée.
Cet identifiant unique est sous une forme alphanumérique et peut atteindre un maximum de cinquante (50) caractères. Il est sensible à la case, à la ponctuation et à l’accentuation.
Afin de suivre les standards du marché, il est recommandé de limiter l’identifiant unique aux :
- caractères latins ( A-Z ) en majuscules et/ou en minuscules
- chiffres ( 0-9 )
- traits d’union ( – ) ou soulignés ( _ ).
Pour des raisons logistiques, il n’est pas recommandé d’utiliser les caractères suivants dans vos identifiants uniques :
- Virgules ( , )
- Barres obliques ( / ou \ )
- Guillemets simples ( ‘ )
- Guillemets doubles ( “ )
- Points-virgules ( ; )
- Parenthèses carrées ( [ ou ] )
Heureusement, l’identifiant unique peut être généré automatiquement par le système. Cette option peut être paramétrée dans les options des comptes clients via les options générales.
Contrairement à la majorité des autres logiciels, les identifiants assignés aux entités (clients et fournisseurs confondus) doivent être uniques, et ce, même s’ils sont de type différents.