La gestion de l’inventaire est disponible nativement à l’installation du logiciel. À chaque expédition et à chaque réception de marchandise, l’inventaire est automatiquement ajusté de manière à vous indiquer le niveau de stock, et ce, pour chaque succursale de votre entreprise. D’un seul regard, le gestionnaire d’inventaire vous permet d’identifier la quantité en main (QEM) pour chaque produit inventorié et de procéder à des ajustements si nécessaire.
Introduction
L’inventaire est comptabilisé uniquement aux produits définis comme “Stock”. Lorsqu’un produit est “Stock”, l’onglet “Inventaire” s’affiche dans le ruban supérieur de la fiche du produit pour vous permettre de paramétrer la gestion du stock pour ce produit.
Voici une brève description des paramètres et des options populaires :
- Q.E.M. – La quantité en main est le niveau de stock du produit courant. Pour afficher la valeur, il suffit de cliquer sur le bouton X. Si vous disposez de plusieurs succursales, la quantité affichée dans ce champ correspond à l’ensemble de toutes les succursales. Pour afficher le niveau de stock d’une autre succursale particulière, il suffit de cliquer sur le bouton X.
- Min. – Indique la quantité minimale à avoir en stock avant d’indiquer une rupture de stock ou une insuffisance de stock. Cette quantité est toujours basée sur l’ensemble des succursales et non pour une succursale précise.
- Max. – Indique la quantité maximale à avoir avant d’indiquer un excès de stock. Cette quantité est toujours basée sur l’ensemble des succursales et non pour une succursale précise.
La section “Emballage” du ruban “Inventaire” permet de définir les paramètres nécessaires aux transports, tels la dimension et le poids du produit, ainsi que l’emplacement où pourrait se retrouver ce produit.
Note particulière : La quantité en main est toujours affichée selon l’unité par défaut du produit. Lorsqu’une transaction affecte un produit, la restriction unitaire ne peut être modifiée.
Gestionnaire
Le gestionnaire d’inventaire est accessible via la fenêtre principale, dans le ruban “Stock et Livraisons”, sous le regroupement “Inventaire”. En cliquant sur le bouton X, et en ajustant les critères de filtrage dans le ruban “Affichage” à vos besoins. Il vous est possible de voir l’état de votre inventaire.
D’un seul regard, un jeu de couleurs vous permet d’identifier facilement les ruptures de stock, le stock insuffisant et l’excès de stock. Par définition :
- Épuisé – Un épuisement de stock signifie que la quantité en main est inférieure ou égale à zéro (QEM <= 0).
- Insuffisant – Un stock insuffisant signifie que la quantité en main est inférieure à la quantité minimale définie dans le produit (QEM < Min).
- Excédentaire – Un stock excédentaire signifie que la quantité en main est supérieure à la quantité maximale définie dans le produit (QEM > Max).
- Normal – Un stock normal signifie que la quantité est entre les bornes (minimum et maximum) définies dans le produit (Min <= QEM <= Max).
À partir de ce gestionnaire, il vous est également possible d’exécuter plusieurs actions populaires telles :
- Initialiser l’inventaire d’un ou plusieurs produits
- Ajouter ou enlever des quantités de l’inventaire
- Transformer des ensembles (assembler ou désassembler un ensemble)
- Transférer votre marchandise d’une succursale à une autre
- Reporter les transactions de caisses dans votre inventaire
- Fermer votre inventaire
Initialisation
Vous pouvez initialiser votre inventaire, un produit à la fois ou en lot. Dans les deux (2) cas, vous aurez à déterminer la quantité en main (QEM) pour un produit, ou un groupe de produit, à une date précise (et une succursale précise si vous disposez de plus d’une succursale). Lors des prochains calculs du QEM, la valeur saisie à l’initialisation sera le point de départ du calcul.
Ajustements
Vous pouvez ajuster votre inventaire, un produit à la fois ou en lot. Lors d’un ajustement d’inventaire, vous ajoutez ou vous enlever de l’inventaire une quantité pour une date précise (si vous disposez de plus d’une succursale, vous devrez également identifier la succursale affectée).
Transformations
Les transformations d’inventaire se basent sur les ensembles prédéfinis dans votre système. Vous pouvez donc assembler et/ou désassembler un ensemble de manière à ajuster le stock selon les proportions définies dans votre ensemble.
Par définition, lorsque vous assembler un produit, le produit principal est augmenté, tandis que les items qui le constituent sont diminués. En conséquence, lorsque vous désassemblez un produit, le produit principal est déminué, tandis que les items qui le constituent sont augmentés.
Note particulière : Seuls les produits « Stocks » affectent l’inventaire. Les items non « Stocks » sont ignorés et ne sont pas comptabilisés.
TRANSFERTS
Les transferts d’inventaire permettent de basculer une quantité d’une succursale à une autre. Pour profiter de cette fonction, vous devez donc avoir plus d’une succursale.
LOCATIONS
L’inventaire des produits loués est géré séparément de l’inventaire standard. Vous pouvez définir la quantité disponible à louer dans les produits inventoriés de type unitaire, en indiquant la quantité réservée à la location. À chaque exécution de location, l’inventaire est automatiquement ajusté.
CAISSES
L’ajustement de l’inventaire affecté par les caisses permet d’ajouter et/ou enlever de l’inventaire les quantités transigées. Seules les transactions faites via une caisse sont admissibles à l’ajustement automatique. Cette option requiert donc le module des caisses et la facturation client.
FERMETURE
La fermeture d’inventaire permet de verrouiller votre inventaire et ainsi d’accélérer le calcul de la quantité en main (QEM). À chaque fermeture d’inventaire, la quantité en main de tous les produits « Stocks » sont initialisés dans le système.