La fiche des contrats se divise en plusieurs sections :
- Identification générale du contrat
- Détails du contrat avec l’option d’auto-remplissage
- Documentation complémentaire au contrat
- Historique des transactions
1. Identification générale du contrat
Chaque contrat doit obligatoirement avoir un identifiant unique (appelé # Contrat). Selon les paramètres définies dans les options générales du système (sous « Composantes>Contrats »), vous pouvez choisir d’assigner automatiquement un numéro de contrat si ce champ est vide à l’enregistrement. L’identifiant automatique est sous forme d’une séquence numérique, qui peut être précédée et/ou suivie par l’identifiant de la succursale qui le crée et/ou l’identifiant du serveur (idéal si vous utilisez le concept de réplication des données).
De plus, vous pouvez :
- donner une description au contrat
- assigner le contrat à une catégorie
- identifier l’état du contrat (en traitement, en suspend, complété, archivé, etc)
- définir la validité d’un contrat en assignant une date de début et une date de fin
2. Détails du contrat avec l’option d’auto-remplissage
Bien que les informations de l’onglet « Détails » soient optionnelles, en remplissant ces champs, vous ne faites pas que détailler la fiche du contrat, mais vous contribuer également à l’accélération des processus transactionnels. En effet, lorsque vous cochez les cases de l’onglet « Détails », ces informations seront automatiquement reporter dans les champs transactionnels au moment de la sélection du contrat.
- Entité : Permet d’assigner un contrat à un client et/ou un fournisseur particulier.
- Compte G/L : Permet de surcharger le champ par défaut du client par celui défini dans le contrat.
ATTENTION : Cette option n’est pris en compte que si vous disposez du module de la facturation. - Livré à : Permet de définir l’adresse où les travaux auront lieu et/ou l’adresse de livraison.
- Provenance et Destination : Permettent de définir le site de provenance et de destination.
ATTENTION : Ces options ne sont prisent en compte que dans les bons de travail, dans tous les types de livraisons et de locations. - Transporteur : Permet de définir les informations transporteur, du type de transporteur et des ententes de paiement associés à ce contrat.
ATTENTION : Ces options ne sont prisent en compte que dans les bons de travail, dans tous les types de livraisons et de locations. - Référence : Permet de définir une référence à une transaction.
- Commentaires internes : Permet de signaler une information à l’utilisateur et/ou à ajouter une note dans les commentaires internes de la transaction.
- Commentaires externes : Permet de signaler une information à l’utilisateur et/ou à ajouter une note dans les commentaires externes de la transaction.
3. Documentation complémentaire au contrat
L’onglet « Documentation » permet de rédiger de la documentation relative à votre contrat. La documentation peut être segmenter de manière à séparer les idées en assignant à chacune un title. L’ordre d’affichage peut être gérer en cliquant sur les flèches situé à droite de la table des matières.
4. Historique des transactions
L’onglet « Transactions » affiche la liste des transactions ayant pour contrat la fiche courante. Pour afficher les transactions, il suffit de sélectionner le type de transaction à afficher, de définir l’intervalle de date recherchée, puis de cliquer sur le bouton de rafraîchissement.
S’il y a erreur, qu’une ou plusieurs transactions affichées dans le tableau n’appartient pas vraiment au contrat courant, vous pouvez des détacher en cliquant sur le bouton « Détacher ».
Dans le cas contraire, si une ou plusieurs transactions n’appartiennent pas au contrat courant, mais qu’ils le devraient, simplement cliquer sur le bouton « Attacher » pour sélectionner les transactions concernés pour les reliés en lot.
