Que vous disposiez du module du Grand-Livre ou pas, si vous utilisez les comptes G/L dans votre facturation, il est nécessaire de s’assurer qu’un compte G/L soit spécifié pour les éléments nécessaires à la facturation.
Voici la liste des éléments nécessaires à configurer avant l’utilisation des modules de facturation :
Compte G/L aux clients occasionnels
Les clients occasionnels doivent disposé d’un compte défini dans les « Options générales », dans la section « Clients & Ventes > Comptes Clients ».
De là, simplement assigné un compte G/L, qui servira également de compte par défaut aux comptes clients ne disposant pas d’un compte G/L surchargé.
Compte G/L aux fournisseurs
Pour permettre l’assignation automatique des comptes G/L lors des factures d’achat et des paiements, tout fournisseur sélectionné doit obligatoirement avoir d’un compte G/L accessible et/ou assigné pour son dossier. Si aucun compte G/L n’est explicitement assigné dans la fiche du fournisseur, le système recherche le compte G/L par défaut des fournisseurs. Ce compte sert autant aux fournisseurs occasionnels qu’aux fournisseurs n’ayant aucun compte G/L explicitement surchargé.
Pour définir le compte G/L par défaut pour les fournisseurs, allez dans les « Options générales », dans la section « Fournisseurs & Achats > Comptes Fournisseurs ». De là, simplement saisir le compte G/L dans le champ réservé à ces fins.
Pour définir un compte G/L spécifique à un fournisseur, simplement ouvrir la fiche de celui-ci, puis inscrire le compte G/L dans le champ réservé à ces fins.
Pour vérifier et/ou modifier le compte G/L des fournisseurs en lot, simplement cliquer sur le bouton situé X dans le gestion des fournisseurs.
Compte G/L aux produits et services
Les produits et services doivent disposer d’un compte défini dans les « Options générales », dans la section « Produits & Livraisons > Produits ».
De là, simplement assigné un compte G/L pour les ventes (produits), les achats (charges) et le stock (actifs), qui serviront également de comptes par défaut aux produits et services ne disposant pas de comptes G/L définis.
Compte G/L aux comptes de taxes
Chaque compte de taxes (ex. TPS, TVQ, TVH, etc.) doit disposer d’un compte G/L à recevoir et à payer. La gestion des comptes de taxes se fait au niveau des « Options générales », dans la section « Compagnie > Taxes ».
Compte G/L aux différents modes d'encaissement
Chaque mode d’encaissement (ex. Comptant, Chèque, Débit, Crédit, etc.) doivent disposer d’un compte G/L. La gestion des comptes se fait au niveau des « Options générales », dans la section « Clients & Ventes > Encaissements ».