Si ce module est installé et activé, un nouveau ruban appelé « Avantage » fera son apparision dans la fenêtre principale du logiciel OTO Nom-i, ainsi que plusieurs nouveaux Widgets, pour permettre la connexion et la synchronisation des données.

Voici une brève description des actions que vous pouvez faire via ce ruban :

• Le regroupement « Connexion »
  Dans un premier temps, ce regroupement vous permet de forcer la connexion Avantage et d’identifier le nom de la compagnie et de l’utilisateur Avantage affectés.
  Dans un deuxième temps, il vous permet d’importer des fichiers de commandes Avantage reçus en mode « Déconnecté ».
• Le regroupement « Auxiliaires »
  Ce regroupement vous permet d’importer et d’exporter les composantes auxiliaires d’Avantage. On parle donc des clients, des fournisseurs, des produits et/ou des contrats.
  En import, vous pouvez choisir un élément à importer ou tous les éléments. Si l’élément n’existe pas, il sera créé. Sinon, il sera mis à jour.
  ATTENTION : La synchronisation des données se base sur l’identifiant unique des composantes. Il est important de s’assurer de l’unicité des identifiants et de leur correspondance entre les deux (2) logiciels.
• Le regroupement « Ventes »
  Ce regroupement vous permet d’exporter des transactions de vente vers Avantage selon le format défini dans le options générales.
• Le regroupement « Achats »
  Ce regroupement vous permet d’exporter des transactions d’achat vers Avantage selon le format défini dans le options générales.

Paramétrage des fonctionnalités

Le paramétrage de la synchronisation entre OTO Nom-i et Avantage est accessible via les Options Générales de l’application. Pour accéder à ces options :

1. Cliquez sur « Parties tierces »
2. Cliquez sur « ACCEO Avantage
3. Paramétrez les fonctionnalités dans les options

Onglet « Général »

1. Cette option permet d’activer/désactiver l’affichage du ruban « Avantage » dans la fenêtre principale d’OTO Nom-i. Ce paramètre affecte le poste PC en cours. Il est donc possible de limiter l’accès à la synchronisation avec Avantage à des postes PC particuliers.
2. La synchronisation avec Avantage requiert le démarrage de l’exécutable « MAINTCP.EXE » accessible dans le répertoire du logiciel Avantage. Ce paramètre est nécessaire si vous désirez communiquer avec Avantage en mode « Connecté » et en mode « Déconnecté » via le logiciel OTO Nom-i. Un peu plus loin dans la documentation, nous présentons comment importer des données en mode « Déconnecté ».
3. La synchronisation avec Avantage en mode « Connecté » requiert une connexion de type TCP/IP Client avec l’exécutable « MAINTCP.EXE ». Il est à noter que le port par défaut défini dans MAINTCP est 2131. Pour assurer une expérience optimale, il est recommander de ne pas démarrer la connexion automatiquement avec Avantage au lancement de l’application et de laisser OTO Nom-i le faire au moment où vous en avez besoin.
4. En mode connecté ou pas, il est important de définir le numéro de la compagnie Avantage avec laquelle la synchronisation aura lieu. Si vous êtes en mode « Connecté » et que tous les paramètres de connexion sont bons, alors vous pourriez voir le nom de votre entreprise s’afficher lorsque vous appuyez sur le bouton qui test la communication.
5. En mode connecté ou pas, il est nécessaire de saisir les informations de l’utilisateur à utiliser pour permettre les échanges de données. Vous pouvez choisir d’utiliser un utilisateur Avantage dédié (ex. OTONOMI), ou d’utiliser les mêmes paramètres d’authentification que ceux d’OTO Nom-i. Il est important à noter que le mot de passe d’Avantage est transmis sans aucune encryption et peut être intercepter par des logiciels tierces. Il n’est pas recommandé d’utiliser le Super Utilisateur Avantage « OPERATEUR » pour la transmission des données.
6. Les transmissions contiennent plusieurs caractères spéciaux. Pour éviter tout malentendu de communication entre les deux (2) logiciels, il est recommandé de définir un caractère d’échappatoir qui sont utiliser dans les textes contenants des caractères de contrôle. Par défaut, OTO Nom-i utilise le caractère « \ ».

Onglets des composantes auxiliaires

Le paramétrage des composantes auxiliaires (clients, fournisseurs, produits et contrats) est essentiellement similaire.

Ces paramètres permettent de définir les composantes synchronisables via la fenêtre principale (lorsqu’il s’agit de « Autoriser la synchronisation des données ») ou d’authoriser l’envoie et/ou la réception de données entre les deux (2) logiciels en mode « Connecté ». En terme général, quatre (4) choix s’offre à vous :

• Ne rien faire : L’option pour synchroniser la composante n’est pas activé dans la fenêtre principale ou l’information ne sera pas ni exporter ni importer.
• Importer seulement : L’information sera uniquement importer dans OTO Nom-i et ne sera pas exporter vers Avantage.
• Exporter seulement : L’information ne sera pas importer dans OTO Nom-i et sera exporter vers Avantage.
• Importer et exporter : L’information sera autant importer qu’exporter dans les deux (2) logiciels.

Particularités des clients, des fournisseurs et des contrats

Dans le logiciel Avantage, l’identifiant unique des clients, des fournisseurs et des contrats est toujours précédé par des zéros « 0 » jusqu’à concurrence de 10 caractères. OTO Nom-i, en revenge, permet des identiants uniques allant jusqu’à 50 caractères. Bien que pour une question de lisibilité, il pourrai être intéressant d’enlever les zéros, il est fortement recommandé de les garder et de vous assurer de ne pas excéder 10 caractères lors de la génération automatique, ou pas, de vos identifiants uniques.

Particularités des produits

Dans le logiciel Avantage, l’identifiant unique des produits peut être précédé ou suivi par des points « . » jusqu’à concurrence de 25 caractères. OTO Nom-i, en revenge, permet des identiants uniques allant jusqu’à 50 caractères. Pour une question de lisibilité, il est recommandé d’enlever les points et de limiter à 25 caractères les identifiants uniques générés par OTO Nom-i.

Onglets « Transactions »

Le pramétrage des transactions est divisé en quatre (4) onglets. L’onglet « Commun » et « Avancé » présentent les paramètres généraux à toutes les types de transactions et types d’exportation. En revenche, l’onglet « Ventes » est dédié uniquement aux exportations touchant les comptes clients et l’onglet « Achats » se dédie uniquement aux exportations touchant les comptes fournisseurs.

Onglet « Commun »

1. Cette option détermine si les utilisateurs sont autorisés à exporter plus d’une fois la même transaction vers Avantage. Par défaut, cette option est désactiver, mais peut s’avérer intéressante si l’exportation vers Avantage a échoué et/ou à la suite d’une restauration d’une vieille base de données Avantage qui requiert une remise à niveau.
2. Lorsqu’une exportation a été complétée avec succès, Avantage informe OTO Nom-i du numéro de séquence généré (souvent appelé numéro de commande ou numéro de facture). Afin d’assurer un bon suivi et vous aider à rechercher facilement ces transactions dans OTO Nom-i, le système vous propose d’afficher l’identifiant Avantage dans le champ « # Manuel ». Afin de différencier la nature des transactions générée dans Avantage, OTO Nom-i propose d’ajouter un suffixe identifiant clairement le type de transaction généré.
3. Par défaut, dans le logiciel Avantage, une ligne facturable n’ayant pas de numéro d’item est représenté par un point (« . »). Si aucun produit n’est défini dans une transaction OTO Nom-i, il est possible de définir un produit de remplacement pour assurer une bonne ventilation dans vos rapports Avantage.
4. Par défaut, OTO Nom-i tente d’informer Avantage des produits et des contrats utilisés dans les transactions. Malheureusement, certaines entreprises n’utilisent pas ces fonctionnalités à leur plein potentiel dans le logiciel Avantage. Afin de simplifier les exportations et éviter les erreurs de comptabilité, il est possible d’ignorer l’envoie des numéro de produits (en assigner un point « . » au lieu du # Produit et une chaine vide «  » pour les contrats).
5. Ces paramètres permettent de définir comment seront présentés les items exportés dans les trasnsactions Avantage.
6. Avantage n’a pas de champ dédié pour les frais de transport. OTO Nom-i peut donc afficher ces frais en dessous (par défaut) ou au dessus des items.
7. OTO Nom-i peut envoyer la liste des comptes G/L affectée dans la transaction (exclusive à la facturation). Si vous désirez utiliser les comptes définis dans le logiciel Avantage, gardez cette coche décochée.
8. Avantage n’a pas de champ dédié pour les commentaires externes. OTO Nom-i peut donc afficher les commentaires externes en dessous (par défaut) ou au dessus des items.

Onglets « Ventes »

Ces paramètres déterminent la destination Avantage où les transactions de vente seront créées. Si la transaction OTO Nom-i touche un compte client, alors trois (3) destinations sont possibles :

1. Bons de commande
2. Factures de vente
3. Comptes recevable

Seul les modules installés et activés dans OTO Nom-i sont paramétrables et fonctionnels. Tous les autres types de transactions seront grisés autant au niveau du paramétrage que dans le ruban « Avantage » de la fenêtre principale.

Afin de réduire le nombre de cliques, exclusivement après l’export d’un bon de commande et/ou d’un bon de travail, il est possible de modifier l’état de la transaction OTO Nom-i, souvent défini comme « Complété »  ou « Archivé ».

Deux (2) différences majeures peuvent être constatées lors des transmissions vers Avantage entre les factures de vente et les comptes recevables :

1. Détails de la facture
   Les factures de vente contiennent une liste détaillée des items, de leurs quantités ainsi que de leurs prix unitaires. En revenche, dans les comptes recevables, seul l’écriture au Grand-Livre (G/L) est transmis. Il n’y a donc aucun détails vis à vis les items impliqués. Il devient donc important de s’assurer de l’intégrité des écritures en concordance avec votre plan comptable Avantage.
2. Numéros de facture
   Les numéros de facture doivent obligatoirement être générée par Avantage pour assurer la séquence logique du logiciel. C’est pour cette raison que le numéro d’Avantage est retranscrit dans le champ « # Manuel ». Si vous tenez à garder les numéros des factures générées par OTO Nom-i, vous devez utiliser l’exportation vers les comptes recevables. Ce mode vous permet d’assigner dans Avantage une séquence différente. Toutefois, il est important de s’assurer que le numéro exporter n’entre pas en conflit avec celui de Avantage. Il devient donc intéressant de définir un préfixe intelligent lors de la génération des factures OTO Nom-i.