Par définition, une entité est une personne physique (souvent référée comme « individu ») ou une personne morale (souvent référée comme « entreprise » ou « société »). Pour une meilleure compréhension et une meilleur classification, OTO Nom-i divise les entités en deux (2) catégories, soit les entités qui touchent la facturation (appelé « Entités » dans le système) et ceux qui ne touchent pas la facturation (appelé « Contacts » dans le système). Cette page explique ces catégories, leur sous catégories et les options qui peuvent s’y rattachées, afin de vous aider à mieux gérer votre entreprise.

Les entités qui touchent la facturation

Peu importe la plateforme et/ou l’édition que vous utilisez, OTO Nom-i utilise le terme « Entité » pour désigner toute entité touchant de près ou de loin à la facturation. Cette application compte deux (2) types d’entité identifiable :

1. Les comptes clients
2. Les comptes fournisseurs

Les comptes clients

Un client est un entité que vous facturez en échange d’un produit et/ou d’un service. Afin de garantir un bon suivi de vos opérations, la sélection d’un client est obligatoire dans toutes les transactions qui touchent de près ou de loin votre processus de vente. En d’autres mots, s’il y a facturation, ce client devra vous payer la somme figurant sur la facture de vente, où on parle généralement d’encaisse.

Les comptes fournisseurs

Un fournisseur est un entité qui vous facture en échange d’un produit et/ou d’un service. Pareillement, pour garantir le bon suivi de vos opérations, la sélection d’un fournisseur est obligatoire dans toutes les transactions qui touchent de près ou de loin votre processus d’achat. En d’autres mots, s’il y a facturation, vous devrait payer la somme figurant sur la facture au fournisseur, où on parle généralement de débours.

Les entités qui ne touchent pas la facturation

Dans le logiciel OTO Nom-i, une entité qui n’affecte pas les processus de facturation (factures de vente et/ou factures d’achat) est définie comme « Contact« . Un contact est généralement individu ayant des caractéristiques humaines, tel un nom, une adresse, un numéro de téléphone, un courriel, etc. Plusieurs options s’offrent à vous quant aux contacts :

• Attacher les contacts à des entités (botin de ressources)
• Activer l’option « Chauffeur » pour signaler que ce contact est un conducteur de véhicule
• Attacher un contact à un utilisateur du système
• Attacher un contact à un employé de votre entreprise

Transport

À l’exécution des travaux, et particulière lorsqu’il y a transport de marchandise, la notion de transporteurs, de véhicules (ou de camions) et de chauffeurs sont souvent mis de l’avant. Ces informations sont particulièrement intéressasntes pour assurer une bonne répartition des tâches (pour les tâches internes) et la journalisation des faits touchant l’exécution du transport. En plus d’assurer le bon suivi de vos opérations, ces informations sont souvent nécessaires pour la génération de plusieurs rapports ministériels, particulièrement pour les entreprises touchant les secteurs de la construction et lorsque les activités pourraient avoir des impacts environnementaux.

Les transporteurs

En terme général, un transporteur est généralement un fournisseur qui vous facture ces services de transport. Dans le logiciel OTO Nom-i, il est également possible de définir un client comme « Tranporteur » pour l’éventualité où le client transporte lui-même sa marchandise. Pour définir une entité comme transporteur, il suffit d’activer la coche « Transporteur » situé dans l’onglet « Transport » de la fiche de l’entité. Pour plus de détails sur les transporteurs et les options qui s’y rattachent, référez vous à la page « Définir une entité comme transporteur« .

Les chauffeurs

Un conducteur de véhicule motorisé est défini « Chauffeur » dans le logiciel OTO Nom-i. Un chauffeur est un contact à qui on a activé les fonctions de chauffeur dans l’onglet « Transport ». Si vous gérer la répartition des tâches chauffeurs, cette coche pourrait s’avérée essentielle à la réalisation de vos tâches.

Les utilisateurs

Peu importe la plateforme et/ou l’édition, un utilisateur est un contact qui détient des droits pour accéder à vos données. Afin d’assurer la sécurité de vos données, la gestion des utilisateurs devrait être limitée à un petit groupe d’administrateur réseau. Seul eux devraient avoir le droit de créer, définir et/ou modifier les droits d’accès et/ou de supprimer un utilisateur.

Les employés

Un employé est également un contact qui aura le privilège de recevoir un salaire en échange de ses services. Comme pour la gestion des utilisateurs, la gestion des employés devrait être limitée à un petit groupe de resssources humaines vue de la nature des données confidentielle qui pourrai être disponible dans la fiche de l’employé.